Aspectos básicos para realizar un plan de proyecto

Decía Antoine de Saint-Exupéry (sí, el autor del genial libro El Principito) que «un objetivo sin un plan es sólo un deseo«. Pienso que tenía mucha razón porque cuando comenzamos a planificar algo en firme, de alguna forma ya estamos poniendo ese proyecto en marcha. ¿Pero cómo podemos realizar nuestro plan para aumentar nuestra probabilidad de tener éxito?

El plan de trabajo de un proyecto, es un documento en el que se describe todo lo relacionado con el proceso para llegar a un determinado objetivo. Un plan te permite tener una visión general de proyecto y dirigir los pasos a dar para lograr tus objetivos, prever los recursos que serán necesarios y gestionar el período de ejecución mediante un calendario de proyecto.

La distancia más corta entre dos puntos es la línea recta.
Hacer una planificación es trazar esa línea recta hacia nuestro objetivo y dejar de dar vueltas. 

Aunque no lo creas, todos somos creativos y tenemos ideas. Las ideas son proyectos en pañales, si nos quedamos con esa idea flotando en la cabeza nos parecerá difícil llegar a lograr nuestro objetivo.
Sin embargo, poner por escrito nuestras metas a lo largo de una completa planificación,  hace que dejemos de darle vueltas a algo abstracto y veamos más claramente el camino a seguir para lograr el éxito.

A continuación te indicamos el proceso básico para realizar una planificación:

Antes de comenzar a planificar todo el proceso para desarrollar el proyecto, analiza la necesidad de llevar a cabo el mismo. Realiza un esbozo de su viabilidad: evalúa la idea o ideas principales, piensa en las prioridades, recopila información y datos relacionados con la temática del proyecto, etc.

Todo esto te servirá para disponer de un texto de introducción que vas a agregar al principio de tu plan y que además podrás utilizar para convencer a tus superiores o a quien vaya a financiar el proyecto, de que tu idea es lo más de lo más, a fin de que te den luz verde y puedas llevarlo a dicho proyecto.

Debes contar con información que demuestre que tu plan es viable,
para
creer en él y creer en tu capacidad de llevarlo a cabo,
así como convencer de ello a quien fuera preciso

En esta breve presentación tendrás que explicar cómo ha surgido la idea y justificar la necesidad de llevarla a cabo con hechos y datos objetivos: estadísticas, ejemplos, etc., de modo que se demuestre que existe una necesidad real de lograr el objetivo que se propone con el proyecto y/o que además será rentable.

¡Divide y vencerás! Se trata de repartir el plan en partes más «manejables». Partiendo de un objetivo principal, divídelo en metas más pequeñas, que serán los objetivos específicos. Estos a su vez contendrán una serie de tareas, que son los pasos que nos van a conducir a lograr cada una de esas metas. Ir viendo meta a meta que tu objetivo principal se va cumpliendo también será motivador para seguir adelante.

  • Objetivo general: identifica la finalidad del proyecto, representa aquello que deseas lograr en última instancia con la ejecución del mismo.
  • Objetivos específicos o metas: serán pequeñas fases consecutivas del proyecto que van a marcar hitos en la consecución del mismo. Tus metas tienen que ser:
    • Alcanzables: ponte metas realistas y susceptibles de ser alcanzadas en el tiempo establecido (haz un calendario con los tiempos estimados de realización y planifica los recursos que vas a necesitar)
    • Cuantificables: debes poder medirlos, para constatar que efectivamente se han cumplido y en qué grado ha sido así.
    • Relevantes: aquello que se persigue con las metas tendría que ser coherente con el objetivo general y debe aportar algo al proyecto.
    • Limitados en el tiempo: se les asignará un período de ejecución estimado (fechas de inicio y fin)

 SIGUE ESTA SINTAXIS PARA REDACTAR TUS METAS:

Verbo en infinitivo + Unidad de medida + Objetivo que se persigue + Período de ejecución

Por ejemplo: Diseñar dos folletos divulgativos para dar a conocer el nuevo producto a partir de enero de 2018

A continuación se añadirían en orden de ejecución, todas las tareas conducentes al logro de esa meta en el tiempo indicado.

  • Tareas: son el desglose de los pasos que nos van a conducir a logra cada una de las metas de las que se componen los objetivos o metas.

Anticípate y prevé cuáles podrían ser las dificultades con las que te vas a encontrar: recursos propios, competidores, costes, etc., y evalúa la forma de salvar los obstáculos o ten en cuenta estas dificultades a la hora de plantearte metas realistas.

¡Pasa a la acción! Reúne los recursos necesarios y comienza con las tareas propuestas en la primera fase del plan según el calendario del proyecto.

¿Va todo bien? Un plan no es algo rígido, es una guía que puede adaptarse. Revisa el plan a medida que se vaya desarrollando cada fase del proyecto porque puede que necesites revaluar y actualizar algunos datos en base a los resultados que vayas obteniendo. A veces surgen imprevistos y tienes que modificar ciertos aspectos para adaptarte a la nueva situación, pero esto no quiere decir que tu plan no esté funcionando. Un plan te dice el camino que has de seguir y la forma en que has de recorrerlo, pero debes ser flexible y estar preparado para realizar pequeños ajustes porque incluso incluso en los caminos que conocemos bien suelen salirnos al paso elementos con los que no contábamos.

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Para finalizar aquí te dejamos una infografía resumen el proceso de planificación:

 

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