Toda estrategia de desarrollo de una empresa u organización contempla, o debería contemplar, la formación de sus Recursos Humanos como una de las acciones importantes para su crecimiento económico y el aumento de su competitividad en el mercado. Entonces ¿por qué aún existen tantas empresas que perciben la formación como un gasto en lugar de una inversión?

La verdad es que resulta difícil convertir en tangible el valor de la formación y medir la utilidad de la misma en términos económicos, por lo que muchas empresas no pueden cuantificar los resultados obtenidos y consideran ese dinero como una pérdida. Pero, en realidad, se trata de una inversión y, como tal, existe la posibilidad de evaluar su impacto y calcular su rentabilidad, es decir, el Retorno de la Inversión o ROI.

El Retorno de la Inversión (ROI) en Formación se podría definir, por tanto, como el beneficio que recibe la empresa a partir de la inversión que realiza para formar y capacitar a las personas que integran su organización. Medir la repercusión de la formación en la actividad de la empresa proporciona información muy valiosa y útil para la toma de decisiones y las estrategias a poner en marcha en el futuro.

¿Cómo se puede medir el Retorno de la Inversión en Formación?

Cuando una empresa diseña su plan de formación, este debe incluir ineludiblemente una fase de análisis de los resultados que permita detectar las mejoras necesarias para optimizar el rendimiento de los Recursos Humanos así como las medidas a aplicar para conseguirlo.

Existen diferentes modelos, diseñados por expertos/as en Economía y Formación, que definen las fases a llevar a cabo en el desarrollo de un plan de formación, una de las cuales es la evaluación, fase en la que se incluiría el análisis de los resultados.

La mayoría de estos autores defienden la realización de un análisis de los resultados desde las siguientes perspectivas:

• Satisfacción: reacción de las personas que participan en una acción formativa frente a la formación recibida.
• Conocimiento real, tácito y explícito: conocimiento real adquirido durante la formación.
• Eficiencia: utilidad de las herramientas utilizadas en la formación.
• Valor: aplicación del conocimiento en el puesto de trabajo y grado de mejora en su desempeño.

Sin embargo, es Jack Phillips, co-fundador del Roi Institute, quien añade un quinto nivel a los cuatro bloques establecidos por Kirkpatrick para la fase de evaluación, incorporando y diseñando una metodología de medición del retorno de la inversión en la formación.

Modelo de Phillips para medir el Retorno de la Inversión en Formación

Phillips propone un proceso de cálculo del Retorno de la Inversión, compuesto por 10 etapas a desarrollar antes y después de la formación.

Cálculo del Retorno de la Inversión en Formación

A partir del análisis realizado aplicando los modelos anteriormente citados, es posible cuantificar y calcular el Retorno de la Inversión en Formación. Para ello es necesario establecer previamente tanto los costes como los beneficios que el desarrollo de dicha formación ha generado en la empresa.

Cálculo de costes

Para calcular el coste de la formación, habrá que tener en cuenta tanto los costes generados directamente durante la impartición de la formación como otro tipo de costes asociados y más difíciles de identificar:

• Costes directos: materiales entregados, formadores/as, espacios utilizados, etc..
• Costes indirectos: dirección, coordinación y gestión de la formación, salarios de participantes durante la formación, comunicaciones…
• Costes de estructura: costes generales de la empresa, en su parte proporcional, como limpieza, luz, agua, etc…

Cálculo de los beneficios

El cálculo del beneficio obtenido por la empresa a tras la realización de la formación es un proceso mucho más complejo ya que consiste en medir el resultado en función de unos indicadores de impacto, tanto cuantitativos como cualitativos, establecidos previamente en función de los objetivos por los cuales la empresa tomó la decisión de llevar a cabo la formación. Estos indicadores se pueden expresar como aumento de ventas, disminución de accidentes, reducción del tiempo de realización de tareas, satisfacción del cliente, etc…

Cálculo del Retorno de la Inversión

Una vez que se han identificado los costes y los beneficios, el último paso es calcular la rentabilidad, entendida como el impacto económico o Retorno de la Inversión realizada en la formación. Para ello es necesario obtener el beneficio neto de la formación mediante la siguiente fórmula:

A partir de ahí se puede calcular el índice de rentabilidad:

¿Qué pasa cuando el Retorno de la Inversión en Formación es bajo?

Cuando el resultado obtenido en el cálculo del ROI en formación es muy bajo, evidentemente significa que las cosas deberían haberse hecho de otra forma. De ahí que, en la primera parte de este artículo se hiciera hincapié en la importancia de medir los resultados para identificar posibles mejoras y aplicar las medidas necesarias para optimizar los procesos de aprendizaje en las empresas.

Recomendaciones para aumentar el Retorno de la Inversión en Formación

1. Llevar a cabo, previamente, un diagnóstico de necesidades formativas que se ajuste a la realidad de la empresa y de los puestos de trabajo.
2. Seleccionar correctamente las personas que van a participar en la formación.
3. Valorar el nivel de la formación a impartir que necesita cada persona seleccionada.
4. Utilizar una metodología de aprendizaje alineada con las necesidades de la empresa.
5. Definir un sistema de evaluación y seguimiento de la formación realizada.
6. Establecer unos indicadores previos para medir los resultados en función de los objetivos de la empresa y de la formación

El Área de Formación de Grupo CARAC pone a disposición de las empresas su amplia experiencia y su equipo de profesionales en materia de formación y desarrollo de personas, para acompañarles en los procesos de aprendizaje y capacitación de sus plantillas teniendo en cuenta todos los aspectos anteriormente mencionados.